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合同管理功能实施解决方案
作者:hivekion发布时间:2017-04-27 10:54:54
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1     合同管理功能实施方案

1.1   模块功能说明

合同管理模块为东莞地铁公司R2线提供工程建设项目中所有合同的编制、修改、审批、变更管理等,包括合同范本管理、招标管理、合同编制、合同审批、正式合同文件产生及归档、合同变更、合同结算、合同支付、合同终止、实际进度记录、预警等功能。合同管理支持多种格式的合同及合同补充协议和附件的导入,并采取严格的权限及保密机制对相关文件进行保护。对合同实施全过程进行跟踪管理,按统一的合同编号规则自动生成合同编号,同时包括相关补充协议及附件的管理。
合同管理作为项目管理的起点,它控制并制约着计划管理、成本管理、质量管理等,是项目建设的关键和保障企业利益的重要环节,对合同进行科学的管理可以维护项目发包方和承包方各自的权益,提高企业经济和社会效益,提高管理水平。
通过合同管理模块的实施规范企业合同签订行为,减少合同纠纷损失。建立规范化的合同管理体系。合同管理以合同起草为起点,实现了合同的评审、合同的订立、合同的履约、合同的变更、合同的索赔、法律纠纷、合同清欠等对合同全生命周期的管理。合同结束后,以合同档案的形式归档到系统中。

                                                                                     图片 1   合同管理模块功能地图

1.1.1  合同计划

Ø  合同计划模板管理
合同计划模板管理,包括计划编号、计划名称、授予方式、授权范围、招标文件提交时间、发布公告时间、开标时间、签定合同时间、招标文件提交总部时间、经办人、主办单位、主办部门、授权内容、预计合同总金额、计划签订合同时间、拟签订合同数、拟签订合同名称等基本信息。用户可以基于合同计划模板库快速生成新合同。合同模板还可以按合同类型来进行区分,模板可显示的合同内容根据合同类型不同而不同。
Ø  合同业务流程管理
合同管理模块支撑新建、审核、汇总和维护合同计划等多个业务流程。当实现计划执行滞后,系统提供预警功能,通过邮件或其它形式知会经办人。在合同业务流程管理中,系统还提供自动跟踪合同计划流程审批过程功能。
Ø  合同状态控制
合同计划的状态分为编制、审核、汇总、审批、发布、取消。根据合同计划业务规范设置各状态下的业务规则。对于合同计划发布后,对合同计划进行的修改,将保留历史记录,历史记录体现的是业务主办部门对修改所作的修改,其它在审核、审批环节所作的修改不保留历史信息;历史记录的查看就是依据合同计划查看业务部门的修改记录。
Ø  合同计划管理
可以灵活导入、导出、新增合同计划。当合同计划管理过程中涉及到的所有资料自动归档。

1.1.2  招标管理

为了充分的利用市场和社会资源,引进竞争机制,降低建设成本,保证供应商和分包商的质量,施工总承包企业在项目管理过程中正在逐步的实行和加深招标管理。加强对工程分包、劳务分包和材料及设备的采购管理。是企业供应链管理中的重要环节。
依据《中华人民共和国招标投标法》规定的招投标过程,对整个招标过程进行管理。建立供应商和分包商的准入制,建立评价与考核体系。建立材料信息库形成内部指导价以便询价比价。规范招标过程流程建立审核体系和招标过程备案制,避免围标和不正当行为。系统与项目管理其他模块,例如合同、物资、设备等模块数据共享互联。提供企业网上评标的平台,可与投标方及评标专家三方协同工作。招标完成后,数据归档,形成 企业知识积累,便于管理的查询调用。及以后招投标的参考依据。

                                                                                          图片 2   招标管理功能地图

1.1.3  合同范本

合同管理的合同东西支撑招标文件范本和合同范本的编制、修订、归档流程,并对流程跟踪。
合同东西支持对各类招标文件范本和合同范本的定制,范本与项目、合同类型相关联,让业务人员在新拟合同时可以直接通过合同类型选择合同范本,并对其正文进行编辑,减少业务人员的工作量。
合同范本状态控制:招标文件范本和合同范本新增或修订中时,其状态为编制;当招标文件范本和合同范本提交时,其状态为审批中;在审批中的招标文件范本和合同范本除审批人可以修改外其他任何人不能进行修改;招标文件范本和合同范本审批后,其状态为审批,在招标管理和合同管理中可以引用招标文件范本和合同范本;当状态为审批时,可以打开进行修改,一旦发生修改,其状态变为“编制“状态;对已启用的范本进行修改,基本信息保存后在对照表中可以添加对照项,可以增加新旧版本范本内容的比较信息。
合同范本支持通过审批的招标文件范本和合同范本,能自动归档到文档中心。并提供废止功能,只有经办人有权限对招标文件范本和合同范本进行废止。

1.1.4  合同编制

Ø  合同类别设置
合同类型采用树形结构分项目、分层定义合同类型,并按照合同类型予以授权,便于对众多的项目合同进行分类、分权限管理和检索。可以对合同分类进行新建、编辑、删除。合同分类可以得科学的对合同文档进行归档和划分。全员类别设置内容包括合同类别名称、起草人、默认审批流程(工作流引擎)、默认附件权限设置等内容。
Ø  工作流设置
合同编制利用工作流引擎对合同编制及合同编制审批的流程进行定义,可对每个合同分类预置审批流程,用户起草合同后可以按预置的工作流进行相应合同类型的流程流转。
Ø  合同编制
当用户在编制合同时,用户可以根据权限创建合同文档,拟定各类合同,根据不同的合同类型来填写合同简要信息和相关文档。简要信息包括:合同类型、合同编号(自动根据编码规则生成或者用户手工录入)、对应的概算编号(系统根据编码规则生成或用户手工录入)、承办人及部门、相关项目、甲方乙方,合同定稿时间,合同签订时间,合同总金额,付款期数、时间、条件、金额等。同时在合同的编制过程中,建立合同与概算信息的关联关系,以确保合同金额能控制在概算范围内。
合同编制还支持对合同编制中各个状态的管理和控制。例如:
1)        在合同编制申请期间,可以直接对合同进行修改、删除,在编制时,自动产生合同编号;
2)        在合同编制审核期间,合同业务主办针对合同清单中与概算代码、开支类型进行审核,合同审核后,才能提交合同进行审批;
3)        在合同审批期间,合同自提交审批后到审批结束前,其状态为审批中,在合同处于审批中,只有处于审批环节中的人员可以进行修改,其它人员不可进行修改;
4)        在合同审批结束后,其状态为审批,在审批阶段中,除编制人可以调整结构化信息外,其它任何人不可对合同进行修改;
5)        在合同启用后:针对审批后的合同,在合同书面资料加盖合同章以后,合同状态为启用,在启用阶段,才能为合同管理系统中其它模块使用。
在合同编制中,还支持合使用多币种,系统会自动按自定义的汇率对本位币的对换处理。
在无合同的情况下,合同编制还支持虚拟合同的生成处理。在合同编制的过程中,系统提供合同编制资料的自动归档功能。
Ø  合同查询
系统支持采用关键字进行搜索;支持按合同主题、合同类别、起草人、承办人等组合条件的高级搜索。
Ø  合同资金管理
实现对单一资金/多种资金来源合同的信息管理,能够把合同按照在不同线路建设项目中的预算分布,进行自动拆分和合并管理。
实现合同中资产目录的维护,将合同开项信息与资产目录对应。

1.1.5  合同变更

合同变更记录合同执行过程中所有与合同有关的事务发生情况(内容、金额等),如果在主合同的执行过程中合同的单项发生了数量,金额上的改变或是合同单项的新增,用户都必须通过系统的合同变更模块来进行调整。
合同变更的合同记录必须要经过核准后才真正生效启用,也就是说,合同变更记录只有核准了,才能在体现到原合同中去。同时,合同变更记录一旦被核准后就不能直接编辑、删除,用户如需要删除该记录,首先要将该记录取消核准。也就是说:未提交审批前,该变更记录处于可编辑状态;未提交审批前,该变更记录处于可删除状态。主要功能包括:
Ø  合同变更申请
管理合同变更申请表,包括合同编号工程项目名称、变更、编号变更名称、变更对象类型、变更金额、变更原因、变更内容等信息。变更内容可以通过接口从外围系统进导入。
当完成合同变更申请后,需要对合同变更进行审批,合同变更审批工作流将会启动。合同变更审批工作流包括:合同变更审批、合同补充协议报批、合同补充协议审批流程,自动实现各审批流程中的授权判断。
Ø  合同变更管理
合同变更管理实现合同清单信息、合同变更清单与概算代码关联,当合同变更申请被审批后,系统将用变更信息直接更新合同对应的概算信息。同时当合同进行变更时,系统还会同时展现相关联的变更信息,便于决策者作出正确判断。合同变更管理实现了设计变更、概算变更与合同变更的关联,可根据工程清单自动计算变更的总额。
合同变更还能实现对实现对单一资金/多种资金来源合同的变更管理,能够把合同按照在不同线路建设项目中的预算分布,将变更金额进行自动拆分和合并管理。
Ø  合同变更查询与归档
在合同变更过程中涉及到的所有资料系统都将会进行自动归档,以便于日后跟踪查询。系统提供按合同编号、合同名称、合同类别等多个维度对合同变更情况进行查询。

1.1.6  合同支付

合同支持模块提供对合同支持流程的管理,完成工程建设项目上涉及到的各类合同的申请支付活动,包括:预付到货付款、计量支持、质保款支持等。系统按各类合同制定了审批工作流,系统自动按已制定的审批工作流对合同支持进行审批和授权判断。同时合同支持还提了接口与ERP财务应付模块进行接口,将支付数据传至ERP财务应付模块,产生财务应付数据,实现数据共享。主要包括:
Ø  工作流设置
工作流设置完成按合同类型定制审批工作流,实现对预付款、到货付款、计量支付、质保款支付的工作流审批。
Ø  合同支付申请
任何合同的支持都必须先申请合同支付。在支付申请时,系统会按照付款类型自动体现历史支付信息,包括:基于开项累计、基于季度累计、基于年度累计,以供申请人参考。
当合同支付申请创建后,需要对申请进行审批,在申请审批时,系统将会自动关联完工信息、到货信息、合同条款,辅助用户判断是否满足合同支付条件。
Ø  合同支付管理
合同支付管理管理所有类型的合同支付单据。他建立了进度管理、到货管理与合同支付的关联关系。
当合同支付单据创建后,合同支付审批工作流将会启动,完成支付审批。当合同支付审批时,系统将会自动关联完工信息、到货信息、合同条款,辅助用户判断是否满足合同支付条件,以供审批人参考。
在合同支付时,实现对单一资金/多种资金来源合同的支付管理。当合同支付未审批前,用户可手工对合同支付明细时行添加和扣减条目,同时用户可根据合同编制时的资金来源来进行调整后支持。
合同支付管理提供了合同发票和实际支付信息的录入和核对功能,支持支付和发票一对多或多对多的对应关系,并根据政府财政支付科目产生合同支付财务信息,与ERP应付模块进行接口。
Ø  合同支持归档与查询
在合同支付过程中,将会记录所有涉及资料,并进行自动归档。
可按合同类型、合同金额、工程金额等多维度生成统计图表功能,直接展现合同的支付情况。合同的支付情况展现,可以根据东莞地铁的实际调研情况进行客户化开发。

1.1.7  合同结算

合同结算分为支出合同结算和收入合同结算两大部分,他们所分管的业务不同。
支付合同结算:指在一个计量期结束后,要进行一次结算,将已完成的工程款项结算给乙方,这部分款项主要是由用户自定义的付款款项组成。在合同管理系统中,“合同结算”定义合同款项结算的具体日期和结算金额,结算金额的汇总不能大于合同金额;合同结算金额累计<=合同金额。
收入合同结算:收入合同的结算对象主要是各类承包合同,企业按照承包合同和已完工程量向建设单位(业主)办理工程价清算的经济文件。结算的依据是施工单位与建设单位之间签订的合同(含补充协议)。
主要功能包括:
Ø  合同结算信息维护
管理合同结算状态及各状态下合同结算信息的维护,包括:编辑、审批中、已审批(适用于需外审的合同结算完成内部审批时)、已审定(适用于无需外审的合同结算完成内部审批,及需外审的合同结算的外审结果填写完毕并审批结束)。
Ø  合同结算审批
当完成合同结算信息维护后,合同结算审批工作流将会启动,系统会自动关联合同基本信息、合同变更情况、合同支付情况,为审批者决策提供参考。在完成全员结算的过程中,系统将记录所有流程管理,以实现日后的流程跟踪。
Ø  合同结算反馈
对于结算书最后审定的金额需要反馈到系统中与系统中的合同信息对比,产生差异的需要按照合同开项反馈到合同信息中,形成合同的变更信息。合同结算过程中涉及资料的自动归档到公司档案系统中。

1.1.8  合同终止

合同终止包括对正常合同的终止和对异常合同的终止。对任何合同的终止都必须先提次合同终止申请,只有申请通过的合同才能执行合同终止操作。对任何类型的终止,系统都会配有工作流,由工作流来启动合同终止审批,完成审批工作。系统会自动对合同终止的过程中所涉及到的资料进行归档,完成日后对合同终止的跟踪与查询。
Ø  合同终止申请
合同终止申请表单包含合同编号、经办人、主办部门、终止类型、终止原因等信息
Ø  合同终止审批
合同终止申请及审批时,自动关联合同相关信息,辅助客户判断是否符合终止条件。在审核流程中,系统将不允许补充协议单独办理合同终止。
Ø  资料归档
对合同终止过程中涉及资料系统实现自动归档,使于日后跟踪合同终止申请流程。

1.1.9  合同台账信息

建立了完善的合同台账功能,汇总了所有该合同下的信息,包括合同变更、合同支付、合同到货、合同结算等所有信息,可按需求实现多维度关键字联合查询出确定的合同信息。实现了多维度查询合同关键信息,能方便快捷地查看到合同的计划、执行、以及资金的情况。系统还提供了合同数据溯查询,获取相应基础数据信息,如合同基本信息、合同变更信息、合同支付信息、合同结算信息、合同终止信息等。

1.1.10 供应商管理

供应商管理提供对供应商的统一管理与维护,提供供应商的新增、修改、查询等功能。供应商编码可以按东莞地铁实际情况来进行规则定义,在创建新供应商时系统自动生成,也可以提供手工录入供应商编码功能。供应商编码一但生成,将会贯穿整个供应商处理周期。
供应商管理提供了接口功能,可以通过接口将外围系统供应商信息按供应商信息格式经系统处理过生成系统供应商信息。也可以有与ERP 应付模块供应商信息实现信息共享。

1.2   业务流程


                                                                           图片 3   合同管理实现流程
 
 

                                                                       图片 4   合同输入流程

2     设备到货管理功能实施建议方案

在中,物资往往占到整个工程施工成本构成中非常大的份额,因此在工程材料转化到工程施工到转为资产整个过程中,保证各种物资的性价比达到最优化是控制生产成本的重要目标,保证各种物资及时准确的到达生产一线是保证施工进度的重要环节,保证物资质量是保证最终产品质量的关键因素。设备到货模块涵盖了从需求计划的提出、采购、入库、出库到预转资全过程的现场管理。在管理的过程中,系统自动生成物资的各种报表,与成本进行无缝对接形成实际成本的归集,并提供接口与ERP财务模块进行无缝集成。主要模块包括:
1)        物资管理的基础工作:主要包括合格供应商库、具有统一编码的物资库、物资价格库
2)        物资计划管理:施工用料计划、月度物资需求计划
3)        物资采购管理:月度采购计划、采购实施
4)        物资现场管理:主要包括:入库、出库、调拨、退库、退供、盘盈、盘亏、检验等管理环节
5)        统计分析:系统提供多维度数据分析与挖掘。从供应商的维度、从施工部位、从材料类别、从合同维度、从组织架构维度等等多维度形成分析报表。
6)        预转资管理:完成资产目录管理、设备转移管理、与ERP接口管理。

2.1   设备到货功能架构


 设备到货模块功能架构
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